Kondisi pengendalian stok barang yang buruk bisa menyebabkan berbagai risiko salah satunya adalah kehilangan konsumen. Apabila terjadi poor management inventory, perusahaan bisa gagal dalam memenuhi permintaan konsumen dan akibatnya dapat mengalami kerugian besar. Dalam membangun sistem pengelolaan persediaan yang efektif, langkah ini tak lepas dari penggunaan rekomendasi software stok barang agar persediaan barang tercatat dan terpantau secara otomatis.
Salah satu tantangan terbesar dari perusahaan seperti manufaktur, logistik, ritel, dan industri terkait lainnya yaitu ketidakseimbangan antara permintaan pasar dan persediaan barang. Walaupun sudah melakukan promosi besar-besaran, penjualan tetap mengalami stagnasi, atau sebaliknya, persediaan barang sering habis ketika dibutuhkan pelanggan. Kondisi ini mengindikasikan bahwa terdapat masalah sistem pada pengelolaan persediaan.
Oleh sebab itu, sebuah bisnis harus memiliki sistem pengelolaan persediaan yang efektif untuk menjaga kelangsungan bisnis. Apa saja langkah yang perlu dilakukan dalam menciptakan sistem manajemen persediaan yang baik bagi bisnis? Mari simak penjelasan lengkapnya di sini!
Apa itu Sistem Manajemen Persediaan?
Sistem manajemen persediaan merupakan proses perencanaan, pengendalian, dan pemantauan jumlah persediaan barang di suatu perusahaan. Persediaan ini mencakup bahan baku pabrik, barang dalam proses produksi, dan juga barang jadi yang sudah siap dikirim ke konsumen. Sistem manajemen stok yang baik mampu menjaga persediaan barang selalu tersedia ketika dibutuhkan.
Terdapat dua risiko utama yang bisa dialami perusahaan jika sistem manajemen persediaannya buruk. Pertama, penurunan profit perusahaan dari penumpukan barang yang tidak laku terjual. Kedua, kehilangan konsumen karena stok selalu habis ketika terjadi permintaan pesanan.
Langkah-Langkah dalam Membuat Sistem Manajemen Persediaan
Kami sudah mengakurasi dari banyaknya panduan sistem manajemen persediaan. Ada enam langkah yang cukup efektif diterapkan untuk benar-benar membangun sistem manajemen persediaan yang kuat, yaitu:
Susun Perencanaan dan Proyeksi yang Matang
Tahap pertama dalam membangun sistem persediaan yang efektif adalah melakukan perencanaan. Perencanaan yang matang akan membuat stok barang tidak akan lebih atau kurang, sehingga mengurangi risiko kerugian bagi perusahaan.
Perusahaan harus melakukan analisis terhadap riwayat data penjualan, tren fluktuasi pasar, dan menimbang faktor eksternal seperti kondisi atau kebijakan ekonomi yang dapat mempengaruhi permintaan pasar. Perencanaan serta proyeksi bisnis yang tepat, dapat membantu perusahaan untuk menentukan jumlah stok optimal yang harus disiapkan di periode selanjutnya.
Langkah ini juga mengawasi kebijakan pesanan ulang kepada supplier. Perusahaan dapat terhindar dari kekurangan stok barang atau mengurangi penumpukan dead stock yang akhirnya harus dijual murah.
Pahami Sistem Persediaan dan Kategori Produk
Dalam manajemen persediaan, pelaku usaha harus sangat memahami sistem persediaan barang. Terdapat dua sistem persediaan yaitu periodik dan perpetual. Sistem periodik adalah sistem dengan cara menghitung stok barang di akhir periode pada saat melakukan pembukuan. Sedangkan, sistem perpetual adalah sistem dengan mencatat di pembukuan setiap ada stok barang yang masuk atau keluar.
Untuk membantu mengelola persediaan barang lebih efisien, perusahaan perlu melakukan pengkategorian barang. Umumnya, metode yang digunakan yaitu kategori ABC dengan pengelompokan barang menurut nilai dan tingkat pergerakan stoknya.
Dalam bisnis ritel skala besar, barang bisa diklasifikasikan berdasarkan tanggal masa berlaku produk, nilai ekonomis, atau tingkat permintaan barang. Dengan pengelompokan ini, memudahkan sebuah bisnis untuk menentukan strategi pemesanan ulang dan pemantauan stok secara berkala.
Gunakan Teknologi dalam Manajemen Stok Barang
Untuk mengelola stok di gudang penyimpanan, tak lengkap bila tidak memanfaatkan sistem manajemen stok barang online berbasis cloud atau Enterprise Resource Planning (ERP). Rekomendasi software stok barang paling dasar biasanya mempunyai akses pengguna yang fleksibel, sistem multi-lokasi, serta integrasi sistem dengan aplikasi lain yang berkaitan dengan manajemen persediaan.
Penggunaan teknologi ini akan membantu perusahaan dalam penjadwalan stok barang serta meningkatkan akurasi kebutuhan persediaan dengan lebih baik. Melalui aplikasi ini, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi operasional bisnis serta mengurangi biaya kesalahan administrasi dalam pengelolaan persediaan barang.
Efisiensi Gudang
Pengalaman kami dalam mengelola stok barang juga erat kaitannya dengan efisiensi ruang penyimpanan, khususnya bagi bisnis dengan gudang terbatas. Selain dikategorikan dalam pembukuan, barang juga perlu disusun dalam beberapa section di dalam gudang, sehingga dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan stok dan mempercepat proses pencarian barang.
Agar semakin mempermudah identifikasi barang, Anda juga bisa membuat sistem rak dengan teknologi barcode. Cara ini juga akan mengurangi risiko kesalahan dalam pengambilan stok persediaan barang.
Anda bisa menerapkan metode First In, First Out (FIFO) untuk barang-barang yang mempunyai masa simpan terbatas yang biasanya ada di sektor industri FMCG. Sistem ini akan memastikan barang yang lebih dulu masuk harus dijual lebih dulu, sehingga risiko kadaluwarsa atau penurunan kualitas barang bisa lebih dikurangi.
Selain itu, ada juga metode lainnya yaitu Last In, First Out (LIFO), namun ini perlu diterapkan tergantung dari jenis bisnis yang dijalankan. Metode FIFO masih lebih umum dipakai karena ini akan memudahkan bisnis untuk menjaga kualitas barang yang tersimpan lebih lama tidak mengalami kerusakan sebelum sampai ke konsumen.
Menentukan Safety Stock
Safety stock merupakan jumlah persediaan tambahan yang disimpan perusahaan dalam upaya untuk mengantisipasi lonjakan permintaan. Ketika menghadapi permintaan yang fluktuatif, bisnis tetap dapat melayani pesanan dari konsumen dan bisa memenuhi permintaan tepat waktu.
Namun, perlu dicatat bahwa menentukan jumlah safety stock haruslah berdasar pada data dan analisis mendalam. Penentuan ini juga perlu pertimbangan dari waktu tunggu pemesanan ulang barang ke supplier dan pola permintaan pasar. Dengan cara ini, perusahaan bisa memprediksi dengan benar ketepatan persediaan barang di gudang.
Hitung Anggaran dan Lakukan Audit Persediaan
Seluruh pembelian stok barang yang sudah Anda habiskan harus dihitung dan dicatat dalam pembukuan. Buat catatan yang berisi semua harga pokok penjualan serta harga jual barang. Cara ini bisa memudahkan Anda dalam memperkirakan profit yang akan Anda peroleh jika semua barang laku terjual, serta membantu bisnis untuk memantau arus kas.
Langkah terakhir adalah melakukan audit perusahaan. Audit persediaan merupakan upaya untuk menjaga keakuratan jumlah stok barang dan mengidentifikasi kehilangan pada stok barang. Melakukan pengecekan secara rutin dengan rekomendasi software stok barang, akan membuat kondisi stok barang terkendali dengan baik dan menghindari adanya potensi rugi akibat kehilangan atau kerusakan barang.